Procedimiento para la elaboración de publicaciones institucionales

El siguiente documento tiene como objetivo ofrecer a los funcionarios de la institución una ruta clara para la elaboración de publicaciones institucionales. En este sentido, es importante destacar que la institución cuenta con un Comité Editorial (CE) integrado por dos representantes del Departamento de Transferencia de Tecnología y cuatro representantes del Departamento de Investigación e Innovación. El mismo, responde a una normativa institucional, con el objetivo de garantizar la calidad técnica y científica de sus publicaciones.

Las funciones del CE son: i) apoyar y orientar las publicaciones técnicas y científicas derivadas del quehacer del INTA y sus colaboradores, ii) coordinar y velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Durante este proceso de gestión editorial, se trabaja en verificar el cumplimiento de las revisiones técnicas, filológicas y de diagramación de las publicaciones y apoyar en su tramitación, planificación, evaluación y aprobación del contenido y estructura general de las publicaciones, apoyar y asesorar a los profesionales involucrados en lo concerniente a controles de calidad, así como promover y facilitar el proceso de difusión de las publicaciones institucionales.

Vale la pena mencionar, que además se cuenta con un Grupo de Revisores (GR), conformado por funcionarios internos y externos al INTA y que cuentan con experiencia en distintas áreas técnicas (agronómica) y de publicaciones. Estos brindan su colaboración ya sea con revisiones y recomendaciones de carácter técnico (según el área de especialidad), así como en asuntos editoriales y a la vez, colaboran en el proceso de producción de las publicaciones.

Los tipos de publicaciones que genera el Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria (INTA) son los siguientes:

1. Revista Científica Alcances Tecnológicos

   La revista se publica cada dos años (bienal) en formato electrónico con el objetivo de dar a conocer las opciones tecnológicas generadas y validadas por el INTA. Actualmente la revista somete a estudio, artículos enviados por profesionales del sector agropecuario en general y cuenta con la indexación del Sistema LATINDEX.

2. Memoria Anual Institucional

   Este documento cumple con la normativa vigente de rendir cuentas del quehacer institucional de forma anual, realizada conforme a las políticas del sector agropecuario y demandas de las organizaciones de productores y muestra las acciones desarrolladas en materia de investigación, servicios y transferencia de tecnología que contribuyen con los procesos de innovación en los sistemas de producción y que son elementos esenciales para dar respuesta a los Planes Nacionales de Desarrollo y Lineamientos de Política.

3. Manuales técnicos

   Publicación no periódica con un mínimo de 49 páginas. Su contenido es sobre temas técnicos producto de la investigación y validación y respaldado por revisiones de literatura. Considera además, la experiencia profesional de los autores.

4. Boletines técnicos y hojas divulgativas

   Publicación no periódica con una extensión entre 5 y 48 páginas. Esta incluye contenido técnico referido a investigaciones realizadas en el campo y lo plasma en una lenguaje comprensible y sobretodo accesible para el productor. Considera también, la experiencia profesional de los autores.

1. Proceso de publicación en la revista Alcances Tecnológicos

 

Procedimiento

 

Paso No. 1. Recepción de documentos

Los documentos recibidos incluyen artículos para la revista, elaborados por personal del INTA y otras instituciones colaboradoras tales como: organizaciones públicas, privadas y académicas, entre otras.

En este sentido, el investigador/especialista, elabora el manuscrito y lo envía para su primera revisión. Sobre esta línea, la Secretaría del CE inicia un proceso de revisión en el cual, lo normal es que se envíe y reciba de cinco a diez veces, proceso que se trabaja de forma coordinada y directa con el responsable del artículo.

En este paso, la revisión tiene que ver con aspectos de redacción, coherencia de los contenidos y aplicación de la normativa para publicaciones.

Paso No. 2. Envío del documento para revisores (internos y externos)

Una vez que el artículo ajustado cuenta con el visto bueno de la Secretaría del CE, este es enviado a los revisores (internos (2) y externo (1)) asignados previamente por el CE. Cada revisor cuenta con dos semanas (a partir de aceptado su rol de revisor) para efectuar la revisión del manuscrito.

En este paso, los revisores realizan aportes (dentro del manuscrito) de carácter técnico y además de redacción y aplicación de la normativa en caso que cuenten con el conocimiento requerido. Además cada revisor completa una hoja de calificación que contempla aspectos tales como: metodología, análisis estadísticos, secuencia y pertinencia en la presentación de resultados, así como en la citación.

Paso No. 3. Proceso de ajuste del documento de acuerdo con las observaciones de los revisores

Cada revisor envía a la Secretaría del CE, sus observaciones sobre su percepción del contenido técnico, tal y como se indicó en el paso anterior. Posterior a esto, la Secretaría del CE lo envía al autor para que este proceda a ajustar el documento. En caso de no aceptar alguna observación, debe justificarla por escrito ante el CE, para ser analizado según corresponda en sesión interna del CE y dar respuesta al autor.

Paso No. 4. Presentación del documento para aprobación del CE

Una vez ajustado el documento, el autor procede a enviarlo a la Secretaría del CE para que este sea presentado en reunión del CE. (periodicidad mensual). El CE procede a revisar y de estar todo en orden procede con la aprobación para su inclusión definitiva en la revista.

1. Proceso de publicación

(Libros, Manuales, Boletines técnicos, otros)

El proceso es similar al anterior. Las publicaciones ingresan al CE para su respectiva revisión (a través de la Secretaría Técnica), una vez ajustadas de acuerdo con las recomendaciones de la Secretaría o bien de algún otro miembro del Departamento de Transferencia de Tecnología (según la temática), se envían a los revisores y se cumple el proceso detallado anteriormente.

Cuando el documento está totalmente ajustado acorde con las observaciones técnicas y de edición, es aprobado por el CE para su proceso de diagramado (conforme a la identidad gráfica del INTA). Posteriormente, se inician las gestiones para el trámite del ISBN (Número Internacional Normalizado para Libros), el cual es un sistema internacional de identificación de títulos de la producción editorial de cada país. Este código permite conocer la producción editorial, contribuye a difundir la cultura y facilita el control bibliográfico de todo el material producido en el país. En el INTA, los documentos que deben llevar el ISBN son los libros de un mínimo de 49 páginas y folletos de 5 a 48 páginas.

Figura. Diagrama del proceso de elaboración de un artículo de la revista y/o documento (manual, boletín técnico, folleto, memoria institucional).